دعم الإشراف على تطوير ومراجعة واعتماد ونشر وتنفيذ السياسات والإجراءات المؤسسية في جامعة الذيد. يعمل هذا الدور بشكل وثيق مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة لتنسيق الأنشطة المتعلقة بالسياسات، وإدارة المراسلات الرسمية، وتنظيم الاجتماعات، والحفاظ على سجل دقيق ومحدّث للسياسات والإجراءات المعتمدة، بما يضمن كفاءة سير العمل والالتزام بالمعايير المؤسسية.

1. إدارة جميع المراسلات الواردة والصادرة لمكتب الفاعلية المؤسسية، مع ضمان التواصل المهني والدقيق وفي الوقت المناسب. 2. إعداد وصياغة ومراجعة وتنسيق وأرشفة وحفظ الخطابات الرسمية ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والسجلات. 3. تنسيق وجدولة الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال والمواد اللازمة، وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة بنود الإجراءات، ودعم الجوانب اللوجستية للاجتماعات. 4. تقديم الدعم الإداري للمدير، بما في ذلك إدارة المواعيد، وإعداد الوثائق، والتنسيق العام لأعمال المكتب. 5. الحفاظ على سجل شامل ودقيق ومحدّث للسياسات والإجراءات المؤسسية. 6. تنسيق إعداد ومراجعة وتحديث واعتماد السياسات والإجراءات بالتعاون مع مالكي السياسات وأصحاب المصلحة. 7. دعم صياغة وتحرير السياسات بما يتماشى مع المعايير المؤسسية والمتطلبات التنظيمية ومتطلبات الاعتماد الأكاديمي. 8. إدارة مسارات اعتماد السياسات وضمان استكمال جميع المراجعات والموافقات المطلوبة وتوثيقها بشكل صحيح. 9. ضمان نشر السياسات والإجراءات وتحديثها والحفاظ عليها في الأنظمة المعتمدة وعلى منصات السياسات الرسمية لجامعة الذيد. 10. مراجعة السياسات الحالية لتحديد المخاطر والثغرات وفرص التحسين، وتقييم أثر السياسات الجديدة أو المعدّلة. 11. إجراء البحوث والمقارنات المعيارية لتحديد أفضل الممارسات وتقديم المشورة لأصحاب المصلحة بشأن متطلبات السياسات والإجراءات. 12. التعاون مع الأقسام واللجان والإدارة العليا لجمع المدخلات والحصول على الموافقات النهائية لوثائق السياسات. 13. دعم المناقشات المتعلقة بالتغييرات المقترحة على السياسات والمساعدة في تطوير الأدوات والنماذج الخاصة بتحديث السياسات. 14. تنظيم ودعم برامج التدريب وورش العمل وجلسات التوعية لتعزيز فهم السياسات والالتزام بها. 15. ضمان الامتثال المستمر لمعايير الاعتماد ولوائح الجامعة ومتطلبات الحوكمة. 16. إعداد التقارير والتحليلات والإحصاءات ولوحات المعلومات المتعلقة بالسياسات والإجراءات عند الحاجة. 17. ضمان سرية المعلومات وسلامتها وأمن جميع البيانات والوثائق. 18. تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة بالعمل يُكلف بها من قبل المدير المباشر ضمن الإطار الزمني المحدد.

الخطط التشغيلية 1. المشاركة في إعداد الخطط التشغيلية وخطط الأعمال للقسم/الكلية، والمساهمة في تنفيذها بما يتماشى مع استراتيجية القسم/الكلية، وذلك لدعم تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجامعة. التحسين المستمر 2. تقديم المقترحات والمدخلات التي تسهم في تحسين العمليات والإجراءات بما يدعم تطبيق أفضل الممارسات ذات الصلة. 3. الالتزام بجميع العمليات ذات الصلة وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات المعتمدة بدقة، لضمان تنفيذ المهام الوظيفية بطريقة منضبطة ومتسقة. الأنظمة والعمليات والتقارير 4. إعداد التقارير ذات الصلة وضمان إعدادها في الوقت المناسب وبدقة، وبما يلبّي متطلبات ومعايير القسم. 5. تشغيل واستخدام البرمجيات والأجهزة المطلوبة بكفاءة وفعالية.

 مكتب المدير  أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية  الكليات والأقسام والمراكز  الإدارات التنفيذية (مثل الموارد البشرية، الشؤون المالية، وغيرها)

 وزارة التعليم العالي والبحث العلمي  مجلس الشارقة للتعليم العالي والبحث العلمي  جامعات دولة الإمارات العربية المتحدة

 الحد الأدنى للمؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو نظم المعلومات الإدارية، أو تخصص ذي صلة.  إجادة اللغة الإنجليزية: الحصول على درجة لا تقل عن 7.0 في اختبار IELTS (قسم الكتابة) أو ما يعادلها.  خبرة عملية من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات العربية المتحدة في وظيفة مماثلة، ويفضّل أن تكون في مؤسسات التعليم العالي.  الوظيفة مخصصة لمواطني دولة الإمارات العربية المتحدة فقط.

 مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، والقدرة على إعداد وثائق احترافية باللغتين العربية والإنجليزية.  فهم عميق لقضايا السياسات والتقييمات وأفضل الممارسات.  القدرة على جمع المعلومات والبحث فيها من مصادر متعددة، وتفسير المعلومات المعقدة والفنية، وتحليل البيانات ذات الصلة.  مهارات تواصل وتفاعل شخصي متميزة.  مهارات إدارة الوقت وإدارة المشاريع.  قدرات تحليلية وتفكير نقدي عالية.  القدرة على إعداد تقارير شاملة ومتكاملة.  الدقة والاهتمام بالتفاصيل.  القدرة على تنظيم وترتيب أولويات مهام متعددة وإعداد التقارير وفق إرشادات صارمة.  التحلي بالنزاهة العالية والشفافية، مع الالتزام بمبادئ الحوكمة الرشيدة.  حب الاستطلاع والشغف بالتميّز.  المرونة والقدرة على العمل بفعالية ضمن فريق.  القدرة الفائقة على استخدام برامج الحاسوب وبرامج تطبيقات Microsoft Office.