تنسيق جميع المبادرات والمشاريع الإدارية والمالية التي تقوم بها الإدارة بكفاءة وفعالية، بالإضافة إلى العمل كنقطة اتصال رئيسية فيما يتعلق بمختلف شؤون موظفي الإدارة مع الإدارات التنفيذية بما في ذلك، مركز تقنية المعلومات وإدارة الموارد البشرية وإدارة المالية وإدارة المشتريات وإدارة المرافق.

1. تنسيق مختلف أنشطة الموظفين المتعلقة بموظفي الإدارة، مثل طلبات الإجازة السنوية والعودة من الإجازة والإجازة المرضية وتذاكر السفر وساعات العمل الإضافي وطلبات الإذونات والتأمين الصحي وبدل التعليم وما إلى ذلك. 2. استلام الرسائل البريدية الواردة وترتيبها ليتم مراجعتها من قبل المسؤول المباشر واتخاذ الإجراءات و/ أو توزيعها وفقًا لذلك، بالإضافة إلى حفظ البريد وتسجيله ومتابعته باستخدام مجموعة متنوعة من الأنظمة وقواعد البيانات. 3. الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها ومساعدة الزوار بالإجابة على استفساراتهم أو تقديم المعلومات المتعلقة بالإدارة المعنية. 4. إدارة جدول المدير وتنظيم الاجتماعات وجدولتها وإبلاغ الحضور والتنسيق معهم. 5. إدارة طلبات برامج التدريب وطلبات مهام العمل للموظفين الإداريين من خلال مراجعة واستكمال النماذج وتوقيعها ومتابعة عمليات الموافقة على كل طلب. 6. مراقبة تقاييم الأداء السنوية وتقديم الدعم والمساعدة للموظف وللمسؤول المباشر والمتابعة معهم لضمان إستكمال جميع النماذج بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. 7. مراقبة احتياجات الإدارة من أماكن تخزين وقرطاسية ووسائل نقل ومعدات وأثاث وصيانة ومعدات تقنية المعلومات. 8. إدارة مصروفات الإدارة والنفقات الشهرية ومراجعة الفواتير المتعلقة بمصروفات الإدارة والتحقق منها للتأكد من صحتها وصلاحيتها قبل تقديمها إلى الإدارة المختصة. 9. المساعدة في تنظيم الفعاليات (وخدمات تقديم الطعام عند الحاجة) للإدارة المعينة بالتنسيق مع الإدارات التنفيذية ذات الصلة. 10. المساعدة في مراجعة وفرز طلبات التوظيف للوظائف الشاغرة وحضور المقابلات الأولى عند طلب المسؤول المباشر. 11. جمع ومراجعة ومعالجة مختلف طلبات الموظفين الإداريين ومعالجة نماذج الموافقة والتأكد من استكمالها في الوقت المناسب. 12. المساعدة في إعداد مختلف التقارير والتحليلات والإحصاءات التي يطلبها المسؤول المباشر. 13. إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تكليفها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.

الخطط التشغيلية 1. المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة أو للكلية والمساهمة في تنفيذها بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة/الكلية من أجل دعم وتحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية. التطوير المستمر 2. تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز العمليات والإجراءات التي تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات المتبعة. 3. اتباع جميع العمليات وإجراءات العمل والتعليمات بدقة لضمان تنفيذ مهام العمل بطريقة متسقة ومنظمة. نظم التشغيل والعمليات والتقارير 4. إنشاء التقارير والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وتلبية متطلبات ومعايير الإدارة. 5. إدارة البرامج/ الأجهزة المطلوبة بدقة وفعالية.

 الإدارات التنفيذية (مثل العلاقات العامة والموارد البشرية والمالية ومركز تقنية المعلومات والمرافق وغيرها).  أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.  الكليات.

 المنظمات الحكومية/ الوزارات.  الجامعات في دولة الإمارات العربية المتحدة.  الزوار من خارج الجامعة.

 أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس أو دبلوم كحد أدنى في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو في أي تخصص ذي صلة.  أن تكون لديه خبرة عمل من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.  أولوية التوظيف لمواطني الدولة.

 إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية والتدقيق على أعمال الأخرين باللغتين العربية والإنجليزية.  مهارات متميزة في التعامل مع الأخرين.  المعرفة العملية الممتازة بتطبيقات الحاسوب مع التركيز على تطبيقات Microsoft مثل (Excel) و (Word) (Teams).  القدرة على تنظيم الوقت.  القدرة على الإشراف على المشاريع وعقد الإجتماعات.  القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.  مهارة الإشراف والمتابعة لإنجاز مهام متعددة في الوقت المناسب.  القدرة الفائقة على التنظيم والعمل بشكل مستقل وتحديد الأولويات والتقيد بالمواعيد النهائية.  التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على الإدارة.  حب الاستطلاع والشغف لتحقيق التفوق والتميز.  المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.